# Template: limpeza de CRM antes de automatizar

Use isto antes de comprar automação, conector de WhatsApp, régua de e-mail, IA ou migração de CRM.

A regra é simples: automação em cima de CRM sujo só espalha sujeira mais rápido.

## 1. Escolha uma automação real

Não limpe tudo. Escolha uma decisão que você quer automatizar.

- [ ] Follow-up comercial
- [ ] WhatsApp para oportunidade parada
- [ ] Cobrança ou renovação
- [ ] Dashboard de pipeline
- [ ] Distribuição de leads
- [ ] Atendimento com IA
- [ ] Migração de CRM
- [ ] Integração com ERP, BI, helpdesk ou telefonia

Automação escolhida: ______________________________

## 2. Liste os campos que essa automação usa

| Campo | A automação usa? | Quem preenche? | Quando preenche? | Valor aceito |
|---|---:|---|---|---|
| Nome da empresa/cliente |  |  |  |  |
| Pessoa responsável |  |  |  |  |
| Telefone/WhatsApp |  |  |  |  |
| Email |  |  |  |  |
| Etapa do pipeline |  |  |  |  |
| Status real |  |  |  |  |
| Origem do lead |  |  |  |  |
| Motivo do contato |  |  |  |  |
| Próxima ação |  |  |  |  |
| Data da próxima ação |  |  |  |  |
| Motivo de perda |  |  |  |  |
| Produto/interesse |  |  |  |  |
| Consentimento/contexto de WhatsApp |  |  |  |  |

## 3. Audite os últimos 30 registros

Marque com número, não com sensação.

| Campo | Vazios | Duplicados | Valor fora do padrão | Usado para decidir? | Precisa corrigir antes de automatizar? |
|---|---:|---:|---:|---|---|
| Etapa do pipeline |  |  |  |  |  |
| Pessoa responsável |  |  |  |  |  |
| Próxima ação |  |  |  |  |  |
| Data da próxima ação |  |  |  |  |  |
| Origem do lead |  |  |  |  |  |
| Motivo do contato/perda |  |  |  |  |  |
| Telefone/WhatsApp |  |  |  |  |  |
| Status real |  |  |  |  |  |

## 4. Corte campo decorativo

| Campo | Quem usa para decidir? | Decisão que depende dele | Manter, fundir ou remover? |
|---|---|---|---|
|  |  |  |  |
|  |  |  |  |
|  |  |  |  |
|  |  |  |  |

Se ninguém usa o campo para decidir, automatizar ou medir, talvez ele não devesse existir.

## 5. Defina dono do dado

| Dado | Dono primário | Quem pode corrigir | Frequência de revisão |
|---|---|---|---|
| Etapa |  |  | diária / semanal |
| Dono do cliente |  |  | diária / semanal |
| Origem |  |  | semanal / mensal |
| Próxima ação e data |  |  | diária |
| Motivo/status |  |  | semanal |
| Duplicidade |  |  | semanal / mensal |

Campo sem dono volta a sujar.

## 6. Matriz de prontidão

| Resultado da auditoria | Decisão |
|---|---|
| Mais de 20% dos registros críticos estão vazios | Não automatize. Limpe campo e rotina primeiro. |
| Etapa significa coisas diferentes para pessoas diferentes | Padronize linguagem antes de workflow. |
| Dono ou próxima ação estão ausentes | Crie rotina manual de cobrança antes de follow-up automático. |
| Duplicidade aparece toda semana | Trate deduplicação e regra de criação antes de integração. |
| WhatsApp, site e vendas criam dados diferentes | Defina fonte da verdade e fluxo mínimo antes do conector. |
| Campos críticos ficaram estáveis por uma semana | Automatize um trecho pequeno e monitore erro. |
| Integração, migração ou BI dependem desses dados | O problema já pode merecer implementação técnica. |

## 7. Plano de uma semana

Dia 1:
- [ ] Escolher automação real
- [ ] Listar campos usados
- [ ] Exportar amostra de 30 a 100 registros

Dia 2:
- [ ] Contar vazios, duplicados e valores fora do padrão
- [ ] Separar campo crítico de campo decorativo

Dia 3:
- [ ] Definir valores aceitos para etapa, motivo, origem e status
- [ ] Definir dono de cada campo crítico

Dia 4:
- [ ] Corrigir amostra
- [ ] Remover ou fundir campos que não movem decisão

Dia 5:
- [ ] Rodar follow-up ou atualização manual usando os campos corrigidos
- [ ] Registrar onde a rotina ainda quebra

Dia 6:
- [ ] Revisar novos registros criados depois da limpeza
- [ ] Ver se o CRM voltou a sujar

Dia 7:
- [ ] Decidir: rotina manual basta, precisa padronizar mais ou já virou integração/implementação

## 8. Antes de integrar

- [ ] Existe dono do dado?
- [ ] Existe padrão de preenchimento?
- [ ] Existe rotina de correção?
- [ ] Existe definição clara de etapa?
- [ ] Origem é confiável?
- [ ] Próxima ação tem data e responsável?
- [ ] Duplicidade tem regra de prevenção e correção?
- [ ] WhatsApp, site, vendas e atendimento sabem onde registrar?
- [ ] Dashboard usa campos que o time confia?
- [ ] A automação escolhida foi testada manualmente?

Se a limpeza manual de uma semana já melhora a operação, ótimo. Se volta a sujar todo dia, aí o problema é processo, incentivo ou arquitetura.